Sopimusehdot ja tietosuojakäytäntö

VIRVOTTEEN SOPIMUSEHDOT JA TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Voimassa 24.5.2018 alkaen toistaiseksi.

Sopimusehdot

  1. Soveltamisala

Nämä yleiset sopimusehdot koskevat kaikkia Virvotteen järjestämiä kursseja, valmennuksia, luentoja, verkkovalmennuspalveluita ja tuotemyyntiä verkossa sekä kaikkia muitakin sopimuksia, joissa näihin sopimusehtoihin viitataan. Virvote voi muuttaa näitä ehtoja milloin tahansa julkaisemalla uudistetut tai muutetut ehdot. Uusia sopimus- ja maksuehtoja sovelletaan muutoshetken jälkeen solmittuihin sopimuksiin. Näitä sopimusehtoja sovelletaan kaikkiin Virvotteen tekemiin muihinkin sopimuksiin, jotka koskevat opetus-,  valmennus- ja luentopalveluja, ellei toisin ole kirjallisesti, nimenomaisesti sovittu.

  1. Palvelun ehdot

Virvote päättää kurssien ja valmennusten sisällöistä ja kestosta. Yksilövalmennusten kesto sovitaan aina yhdessä asiakkaan kanssa. Kurssin edeltä ilmoitettu kokonaiskesto toteutuu kaikissa kursseissa. Kurssiin tai kurssimaksuun ei sisälly mitään muuta kuin kurssin esittelyssä ilmoitettu kurssin sisältö mahdollisine materiaaleineen ja lähiopetuksineen. Virvotteella on oikeus muuttaa kurssien ja valmennusten aikatauluja, opettajia, paikkaa, kurssin sisältöjä ja kaikkia muita järjestelyjä. Tarpeen tullen näistä ilmoitetetaan osallistujille sovitulla yhteystavalla.

  1. Maksuehdot

Verkkopalvelut tai verkosta ostetut tuotteet maksetaan etukäteen yhtenä eränä etämyyntiin sovellettavien lakien ja säädösten mukaisesti. Mikäli tämä laskutustapa ei sovi asiakkaalle, joustavista maksutavoista voidaan sopia erikseen.

Muut kurssit ja valmennukset maksetaan yhdessä erässä ellei toisin sovita. Maksu laskutetaan ilmoittautumisen jälkeen. Tällöin kurssille osallistuva on varmistanut kurssipaikkansa. Järjestäjä noudattaa laskutuksessaan hyvää laskutus- ja perintätapaa  sekä Suomen lain mukaista kuluttajansuojaa.

Asiakas saa ennen kurssin alkua alustavan sisällöllisen ohjelman. Alustavaan ohjelmaan saattaa tulla muutoksia. Kurssin järjestäjä ei vastaa aikataulumuutoksista aiheutuvista välillisistä tai välittömistä vahingoista.

Valmennuksissa asiakkaan tavoitteet kartoitetaan ennen valmennuksen alkua ja valmennus suunnitellaan tavoitteisiin sopivaksi yhdessä asiakkaan kanssa.

  1. Peruutusehdot

Kuluttaja-asiakkaalla on 14 päivän peruutusoikeus tilauksen tekemisestä tai pidempi aika mikäli toisin nimenomaisesti sovitaan. Tämän jälkeen ilmoittautuminen tai osto on sitova. Maksua tai sen osaa ei palauteta, vaikka asiakas jättäisi kurssin tai valmennuksen kesken tai ei saapuisi paikalle lainkaan. Kurssin tai valmennuksen kokonainen tai osittainen käyttämättömyys ei vapauta maksun suorittamisvelvollisuudesta.

Valmennuspalveluissa asiakas voi perua ajan kuluitta viimeistään viikkoa ennen sovittua aikaa (lukuunottamatta sairaustapaukset). Tämän jälkeen perimme normaalin valmennusmaksun.

  1. Kurssin tai valmenuksen peruuntuminen tai keskeytyminen

Mikäli kurssi tai valmennus joudutaan peruuttamaan ennen kurssin tai valmennuksen alkua järjestäjästä tai muista seikoista johtuvista syistä, on järjestäjä velvollinen palauttamaan kurssimaksun maksetut osat. Järjestäjä sitoutuu ilmoittamaan kurssin tai valmennuksen peruuntumisesta mahdollisimman aikaisin ennen kurssin alkamista. Järjestäjä ei ole velvollinen korvaamaan mitään välillisiä tai välittömiä kurssin peruutuksesta aiheutuneita kuluja tai syntynyttä vahinkoa.

  1. Asiakkaan tiedonantovelvollisuus

Asiakkaan on ilmoitettava viivytyksettä nimensä ja osoitteensa muutoksesta. Muutosilmoitus tulee tehdä kirjallisesti.

  1. Riidan ratkaisu

Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet tullaan ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla, mutta mikäli tämä ei ole mahdollista niin toimivaltainen oikeuspaikka on se suomalainen alioikeus, jonka tuomiopiirissä kurssin järjestäjällä on kotipaikka. Kuluttaja-asiakkaan kohdalla noudatetaan kaikkia niitä oikeuksia, jotka laki kuluttajalle suo oikeuspaikanvalinnassa. Sovellettava laki on aina Suomen laki.

Tietoturvallisuus / rekisteriseloste

 

1 Rekisterin nimi: Virvote rekisteriseloste

 

2 Rekisterinpitäjä:

VITALGO, y-tunnus  2451187-6, Koivumäentie 207, 05200 RAJAMÄKI
puhelin 050-4119663
sähköposti: paivi@vitalgo.fi



3 Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö:

Päivi Saarijärvi, TJ, FRM -vireysvalmentaja VITALGO
paivi@vitalgo.fi, joka on käynyt 10.1. 2018 Keudan koulutuksen rekisterin pitoon (Lexia, Markus Myhrberg) ja jakanut koulutuksen tiedot ja materiaalit Virvotteen henkilötietoja käsittelevien valmentajien tietoon.

4 Rekisteröidyt

  • sähköpostilistalla olevat Virvotteen jäsenet (sisältää myös mahdolliset asiakkaat)
  • tuotteita tai palveluita ostaneet asiakkaat

5  Rekisterin pitämisen oikeudellinen peruste ja käyttö

  • henkilötietoja käsitellään asiakassuhteessa lakisääteisen velvoitteen perusteella laskutuksen, kirjanpidon ja asiakassuhteen hoidon muihin virallisiin (mahdolliset valitukset, palautukset ym.) tarkoituksiin.
  • henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella kun henkilö liittyy sähköpostilistalle, osallistuu verkkokursseihin tai antaa muuten luvan markkinointiin.
  • henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella kun henkilö osallistuu vireyttä edistäviin valmennuksiin, jolloin mahdolliset terveydentilaa koskevat tiedot tulevat vain kyseisen valmentajan tietoon.
  • Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella  tiedottamiseen, markkinointiin, yrityksen  liiketoiminnan kehittämiseen, analysointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja segmentointiin  (jos rekisteröity on antanut kiinnostustietoja)

 

6 Rekisterin tietosisältö

  • Yksityishenkilöt
    • Nimi
    • Osoite
    • Kieli
    • Syntymäpäivä (päivä/kk)
    • Sähköpostiosoite
    • puhelinnumero
    • valmennuksissa terveydentilaa mahdollisesti koskevat tiedot
    • muut valmennuksessa käsitellyt tiedot
  • Yritykset:
    • Yrityksen nimi
    • Osoite
    • Y-tunnus
    • Yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite

7 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterin tiedot säilytetään enintään  kolme vuotta viimeisen yhteydenoton jälkeen tai  valmennuksen päättymisen jälkeen, jollei asiakkaan kanssa muuta ole sovittu erikseen.

8 Tietojen siirtäminen ja vastaanotto

Henkilötietoja käsittelee vain Virvotteen henkilökunta. Kirjanpitoon kuuluvat laskutustiedot  siirtyvät kirjanpitäjälle Google driven jaettuna tiedostona. Muuhun rekisteriin ei ole pääsyä, eikä  tietoja luovuteta tai luovuteta kolmansille osapuolille, jollei asiakas itse sitä halua. Tietoja ei koskaan luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Virvotteen  verkkosivut ja laskutusohjelma  on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, käyttöoikeuksilla sekä palomuurilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan Virvotteen vireysvalmentajat sekä sivuston palvelutarjoaja: PM-palvelu.  Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen.

Google drive, Gmail, Mailchimp ja Survey Monkey, valmentajien puhelimet, Whatsapp ja Skype sisältävät asiakkaiden yhteystietoja ja mahdollisia kiinnostustietoja. Näiden sisältämät tiedot ovat suojattu palvelun tarjoajan puolelta. Käyttäessään palveluita tai allekirjoittaessaan sopimuksen asiakas suostuu tähän.

Valmennuksista kertyvät terveys ynnä muut arkaluontoiset tiedot tallentuvat ainoastaan valmentajan omaan rekisteriin, joka on suojattu lain vaatimalla tavalla. Näitä tietoja ei käsittele kukaan muu kuin valmentaja itse ellei muuta ole sovittu asiakkaan kanssa erikseen

10 Tietosuojavastaava on Päivi Saarijärvi


11 Tarkastus-, korjaus ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus myös  kieltää kaiken hänestä kerätyn tiedon käyttämisen ja tulla poistetuksi ja unohdetuksi asiakasrekisteristä.

Tarkastus- korjaus tai  unohduspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VITALGO, Päivi Saarijärvi

Koivumäentie 207

05200 RAJAMÄKI

tai sähköisesti osoitteeseen:

paivi@vitalgo.fi

Pyynnön saatua rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista tarkistettavaksi.